Ajouter une signature dans Gmail, Outlook et Apple Mail

Pour ajouter une signature, copiez-la d'abord avec sa mise en forme, puis collez-la dans la zone de signature des paramètres de votre messagerie et enregistrez. L'emplacement exact de cette zone varie selon la messagerie, sa version et l'appareil. Les chemins ci-dessous correspondent aux menus habituels, mais les éditeurs les modifient régulièrement : si un intitulé diffère chez vous, cherchez le mot « Signature » dans les paramètres.

Avant de commencer : copier la signature

Si vous avez créé votre signature avec le générateur de raccour.ci, cliquez sur « Copier la signature ». Vous copiez ainsi la version mise en forme, prête à coller dans Gmail, Outlook ou Apple Mail. Le bouton « Copier le code HTML » sert aux outils qui demandent explicitement du code, comme certains logiciels d'e-mailing ou de gestion de la relation client.

La signature générée est construite en tableau HTML avec des styles intégrés et la police Arial, pour s'afficher de façon homogène dans la plupart des messageries. La photo, le logo et le QR code sont des images hébergées en ligne : ils ne sont pas envoyés en pièce jointe.

Gmail sur ordinateur

1. Ouvrez Gmail dans votre navigateur et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, en haut à droite.
2. Cliquez sur « Voir tous les paramètres ».
3. Dans l'onglet « Général », descendez jusqu'à la section « Signature ».
4. Cliquez sur « Créer », donnez un nom à la signature, puis collez-la dans la zone de texte.
5. Juste en dessous, choisissez cette signature dans les listes « Pour les nouveaux e-mails » et « En cas de réponse ou de transfert ».
6. Descendez tout en bas de la page et cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Sans ce clic, la signature n'est pas conservée.

Outlook

Outlook sur le web et le nouvel Outlook

1. Cliquez sur la roue dentée des paramètres.
2. Ouvrez la rubrique « Comptes » ou « Courrier » selon la version, puis « Signatures ».
3. Créez une nouvelle signature, nommez-la et collez-la dans l'éditeur.
4. Définissez-la comme signature par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts, puis enregistrez.

Outlook classique sur Windows

1. Ouvrez le menu « Fichier », puis « Options ».
2. Choisissez « Courrier », puis cliquez sur le bouton « Signatures ».
3. Cliquez sur « Nouveau », nommez la signature et collez-la dans la zone de modification.
4. À droite, choisissez le compte de messagerie concerné et sélectionnez la signature pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts. Validez avec « OK ».

Apple Mail sur Mac

1. Ouvrez Mail, puis le menu « Mail » et « Réglages » (« Préférences » sur les versions plus anciennes).
2. Allez dans l'onglet « Signatures ».
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le compte auquel associer la signature.
4. Cliquez sur le bouton « + » pour créer une signature et donnez-lui un nom.
5. Décochez « Toujours utiliser ma police par défaut ». Si cette case reste cochée, Mail remplace la mise en forme de votre signature par sa propre police.
6. Collez la signature dans la zone de droite, puis choisissez-la dans le menu « Choisir la signature » en bas de la fenêtre.

Sur téléphone

Les applications mobiles gèrent la signature séparément de la version ordinateur, et souvent avec moins d'options.

• Gmail et Outlook sur mobile : la signature se règle dans les paramètres de l'application, pour chaque compte. Elle est souvent limitée à du texte simple, sans image ni mise en forme. Une version courte (nom, fonction, téléphone) convient très bien. Selon les réglages, la signature configurée sur ordinateur peut être utilisée pour les messages envoyés depuis le téléphone : vérifiez-le en vous envoyant un message.
• iPhone et iPad (app Mail) : ouvrez « Réglages », puis « Mail » (ou « Apps » puis « Mail » sur les versions récentes d'iOS), et « Signature ». Vous pouvez y saisir une signature commune à tous les comptes ou une signature par compte.

Les problèmes fréquents et leurs solutions

Les images ne s'affichent pas

Beaucoup de messageries masquent les images tant que le destinataire ne les a pas autorisées, pour des raisons de sécurité et de confidentialité. Ce n'est pas un défaut de votre signature. C'est justement pour cela que vos coordonnées doivent être écrites en texte et non intégrées dans une image. Si l'image manque aussi chez vous, vérifiez que son adresse commence par https:// et qu'elle s'ouvre dans un navigateur.

La mise en forme disparaît

Si vous collez la signature dans un champ qui n'accepte que du texte simple, les couleurs, les liens et les images sont supprimés. C'est fréquent sur mobile. Sur ordinateur, vérifiez aussi que la messagerie rédige en mode HTML et non en « texte brut ». Si vous avez d'abord collé la signature dans un traitement de texte ou une note, recopiez-la directement depuis le générateur.

Des espacements en trop ou en moins

Certains éditeurs ajoutent une ligne vide au collage, ou resserrent les lignes. Supprimez les lignes vides en trop dans l'éditeur de signature, puis enregistrez. Si le problème persiste, essayez le modèle Compacte, plus sobre, qui laisse moins de place aux écarts d'affichage.

Pour les conseils sur le contenu de la signature elle-même, lisez le guide créer une signature e-mail professionnelle efficace. Pour que votre signature et votre carte de visite digitale restent alignées, gardez les mêmes coordonnées sur les deux supports.

Questions fréquentes

Pourquoi ma signature ne s'ajoute-t-elle pas aux réponses ?

La plupart des messageries distinguent la signature des nouveaux messages de celle des réponses et transferts. Retournez dans les paramètres de signature et sélectionnez aussi votre signature pour les réponses. Dans Gmail, n'oubliez pas d'enregistrer les modifications en bas de la page.

Peut-on avoir plusieurs signatures ?

Oui, Gmail, Outlook et Apple Mail permettent d'en créer plusieurs, par exemple une complète pour les premiers contacts et une courte pour les réponses. Vous pouvez en changer au moment de rédiger un message. Si vous gérez plusieurs adresses, associez à chacune sa propre signature.

raccour.ci conserve-t-il ma signature ?

Non. Le générateur de signature ne demande pas de compte et raccour.ci n'enregistre pas la signature elle-même : elle est copiée dans votre presse-papiers puis collée dans votre messagerie. Gardez le code HTML quelque part si vous souhaitez la réinstaller plus tard sur un autre appareil. Seule l'image du QR code, si vous en ajoutez un, est hébergée sur raccour.ci pour pouvoir s'afficher.